ご報告書は基本的に調査が終了して約1週間前後で作成して提出するようにしています。
ただ、当然調査の内容にもよります。
早ければ数日でご提出できる場合もありますし、長く掛かる場合もありますのでご契約書には一応１ヶ月以内と記載して、調査報告書の提出期間を限定しております。
せっかくなので報告書はどのように作成してご提出に至るかを浮気調査の場合でご説明しておきますね。
調査報告書はいつ頃提出されるのか？作成期間は？
調査報告書は内容によっていつ頃提出できるかは変わります。
作成して提出する期間について記載しておきますね。
多くの場合は1週間前後
ほとんどの多くの方の場合は約1週間前後で作成してご提出する形です。
早くなる場合もございますし、こちらの調査の混雑具合によってはもう少し掛かる場合もありますのでご了承ください。
最大でも1ヶ月以内
調査と言うのはいろいろですので、一応契約書には「1ヶ月以内にご提出」などと記載しています。
今まで報告書の提出に1ヶ月もお待たせしたことはございませんが、一応長めにと言う事で記載しているだけです。
報告書を作成する流れ
探偵にとって報告書は自分が行った調査を依頼者さんにわかって頂く大切な物です。
真面目な探偵こそ頑張った内容をわかって頂きたいので報告書作成に時間が掛かります。
1日行った調査なら1日分の報告書を作成するのに2～3日掛かる事もあります。
今回は浮気調査における報告書作成の流れについて記載してみます。
データの作成
調査員は動くと何もなくてもその都度写真や動画を撮影しています。
いつ・どこで・どんな状況だったかを記録する為です。
メモや音声で記録する事もありますが、写真や動画データでも記録しています。
撮影データをバックアップ
とにかく折角調査した大切なデータですので消えてしまうのを恐れるのが探偵。
真っ先に写真や動画などの撮影データをバックアップします。
aimi探偵事務所では漏洩の危険があるCloudにはバックアップ致しません。
まずは各ビデオカメラ・一眼カメラ・小型カメラ・ドライブレコーダーなど、各探偵が撮影したデータをそれぞれ外付けHDDに保存。
その後、再度各機材からPCにも保存します。
これで2つのバックアップデータが出来上がるので安心です。
それでも何があるかわからないのでSDカードも置いておいて、新しいSDカードを各機材にセットする感じなので3つバックアップが出来上がる形です。
撮影データ名を撮影日時に変換
外付けHDDのデータはそのままに、PCの撮影データを処理していきます。
撮影機材は全て時間を合わせてから調査を行っています。
機材によってはファイル名が「20210225235525」などと撮影年月日時分秒になる物もありますが、特殊な機材程初期設定でそうできないものがあります。
そのような機材では「0001」などとなっていますので、それを自動一括変換ソフトを使ってファイルのプロファイルにある撮影日時を読み込んでファイル名を変換します。
ただ、特殊なソフト程ソフトで変換できないなどといった事もあるので、その場合はプロファイルを確認しながら手打ちでファイル名を入力します。
そうする事でいろんな動画管理ソフトやPCなどあらゆる物で見た時に順番に並ぶことになるので重要です。
まずは綺麗に管理するのが一番正確で扱いやすいですね。
ただ、このデータの整理も結構時間が掛かる作業です。
動画データのカット
撮影した動画から不要な部分をカットします。
いつ対象者が出てくるかわからない出入口を複数のビデオカメラで何時間も撮影しています。
1つの動画ファイルからポイントだけをカットしていきます。
1日浮気調査すれば100～200動画は当たり前です。
１つ１つ確認しながら必要な箇所だけカットして別途カット後と言うファイルに撮影日毎に保存していきます。
また、実際に動画編集をやった事のある方ならわかると思いますが、動画をカットするとそのカット部分のファイル名を再び手打ちで表記し直さないといけません。
最初にタイムラインを表記しておけば便利ですが、カット前に動画にタイムラインを表示させるSRTファイルを取り込んで動画にすると凄く時間が掛かりますのでその作戦は行っていません。
やはりカットしてからの方が全体的には時間が短縮できます。
昔のDVテープなら元々動画に時間が入った状態で出力されていて便利でしたが、デジタルの時代になってなくなったのが残念です。
ビデオカメラで見る時は時間が入っている状態で見れるんですけどね。
いつになったらそういう規格が統一されることやら・・・
動画の明るさ処理
撮影した動画ファイルの明るさを処理していきます。
普通のビデオカメラから暗視カメラまでありますが、見やすいように明るさやコントラストを調整します。
全ての動画ファイルを確認しながら1つずつ調整していきます。
動画データから静止画キャプチャ
全ての動画のカットが終わったら、そこから静止画にしていきます。
カット済みの動画を流して停止し、必要な写真をキャプチャします。
とにかくこの作業を全ての動画に対して行います。
100個の動画ファイルがあれば、キャプチャした静止画は1000個位にはなるでしょうね。
必要なポイントの動画を瞬間瞬間コマ送りで確認しながら良い画質のコマを取り出します。
静止画の画像処理
キャプチャーした静止画は1日1000ファイルや2000ファイルにもなる事がありますが、その写真を1枚1枚明るさやコントラストなどの画像処理を行っていきます。
その中から後で報告書に添付する写真を選んでいくのですが、報告書に添付する時にもっと拡大して添付したりしたいことが出てくるので、この段階でトリミングして拡大しておきます。
そうなると更にファイルは倍くらいに増えていきますね。
写真データ名を撮影日時に変換
写真が用意出来たらファイル名を一括変換ソフトで撮影日時にします。
動画とは違って静止画の場合はJPEGですので自動で一括変換が簡単です。
静止画の場合は年月日時分秒に続いて更に「00」「01」「02」となるように更に二桁増やします。
キャプチャーした画像は1秒間に何十枚か静止画にすることがあるので、番号が被らないようにする為です。
ですのでファイル名は「20210225231200」「20210225231201」「20210225231202」みたいになります。
これで日付別に綺麗に並んでくれるので後でスライドショーを作る時も楽になります。
写真データに撮影日時印字
次に写真データに撮影日時を印字していきます。
これも日時一括挿入ソフトがあるので楽に印字できます。
右下とかに「2021年02月25日15時22分」などと赤色か白色で印字します。
昼の写真は赤、夜の写真は白の方が見やすい場合があります。
写真を印字しておくのは証拠としても大切ですし、報告書の文書を入力する時も時間が一目でわかるので便利です。
動画データに撮影日時表示
アナログ時代は出力した動画に撮影日時を表示する事ができましたが、現在デジタル時代は規格の問題か何かで出力した動画ファイルに表示されない機器が多いです。
撮影したビデオカメラで見ると日時は入っていますが、出力すると日時なしの動画ファイルが出力されてしまいます。
そこで「SRTファイル」と言う字幕ファイルを作成して、動画処理ソフトで元動画に入れ込みます。
ドライブレコーダーのように刻々と時間が進んでいく形の動画にする訳です。
その方が証拠としても分かり易いですからね。
報告書の作成
データの処理が終われば次に報告書の作成に入ります。
報告書の文書作成
自社の報告書のテンプレートを作成しているので、毎回そこに概要を記入していきます。
- 報告書のタイトル
- 依頼者の氏名などの概要
- 対象者の氏名などの概要
- 依頼目的
このような概要を作成していきます。
その後、日付別に文書を作成してきます。
「何時何分 調査班、依頼者宅、着。」などですね。
既に写真に日付と時間を入れていますので、メモと写真を確認しながら文書を入力していきます。
この文書は、「簡易報告書」「詳細な報告書」「裁判用報告書」などで書き方も変わってきます。
特に裁判用の報告書は依頼者さんと打ち合わせした流れと実際の調査結果を踏まえてどのような流れでどのような文面にするかも良く考えた上で記載していく形になりますので、結構時間が掛かります。
また、一度作成してから調査中、調査後と判明した事実が増えるごとに&良いアイデアが思い付いたごとに修正しながら改善していく形となります。
何を言っているか今は意味がわからないかもしれないですが、調査報告書はただあった事実を記載するだけではなくてどのような使い方をするかも重要になってくるので、いろんなパターンを想定して対応できるように仕上げたいんです。
報告書の使い方については下記の記事も一例として踏まえて頂ければと思います。
写真添付
作成した文書の間に写真を添付していきます。
写真が多過ぎても見にくいですし、少な過ぎても説得力がありません。
探偵aimiとしては、依頼者さんや対象者の事を全く知らない第三者（弁護士や裁判官）が見てわかるように写真を添付しています。
また、文書がなくても写真だけでも状況がわかるようにしながら作成しています。
その為には実際の調査でどのような写真が必要かを考えながら調査する必要があります。
- 対象者の外観と顔のアップ写真
- 車両の外観と車番の写真
- 対象者の服装や持ち物のアップ写真
- 出入りの様子と出入りのアップ写真
- 日時や時間、場所などがわかる写真
探偵は報告書を作成する事も考えて調査を行っていますで、言わば写真を撮る為に調査をしているような物です。
まぁそうなると自ずと添付数は多くなりますけどね。
マップ作成・添付
現地のポイントや移動経路、駐車位置はホテルの出入りなどのマップを作成し、位置もわかるように添付しています。
マップにはその建物にどのような経路で入ったか？また車両でどのような経路で移動したか？なども記載しています。
地図も無駄に多く貼り付けても見にくい報告書になりますが、これもまた現地のようすがうまく第三者に伝わるように適度に添付します。
特に浮気調査では、移動経路でホテルへ出入りする様子や用心深さがよくわかったりしますので意外と大切なのが地図と移動経路です。
報告書の確認
報告書が作成できたら一旦確認します。
全体的な流れもそうですし、日付や時間、誤字脱字がないかなど注意深く確認します。
と言ってもまだ完全に完成ではないのでPC上での第1回目の確認作業です。
写真データDVD作成
PC上で報告書が作成できたらご提出用に全ての写真をDVDに入れます。
日付や時間順に並ぶように既にファイル名を整理していますので、そのままDVDに焼きます。
この写真データは依頼者さんがPCに取り込んだり、好きな写真をご自身で印刷したい時などにご利用頂く用のデータです。
成功報酬などの浮気調査の場合は数千の写真が入る事になります。
スライドショーDVD作成
写真データを元に1秒毎に切り替わるスライドショーDVDを作成しています。
ご家族や弁護士さんにとりあえず見て状況を把握してもらうのに有効です。
調査日毎にタイトルを付けてスライドショーにしていますので、PCやご自宅のDVDレコーダーで再生できるようにしています。
1秒毎ですので動画のように見れますが実際の動画のように長くありませんので短時間で状況把握ができます。
ただ、全ての写真データを日付別に入れ込んでいますので、特に何もなかった日も再生されます。
一応私たちがしっかり調査をしているのをわかってもらう為でもあります。
動画報告書DVD作成
昔は裁判所で動画は見れませんでしたが、現在は動画再生できる裁判所も増えました。
結果、動画での報告書のご要望がある場合もありますので、必要でしたら作成しています。
動画は非常に説得力のある証拠になります。
書類の報告書で戦って、つまらない言い訳や偽りを発した場合に動画で反論するのもありだと思います。
全てドライブレコーダーのように時間が表示されるように作成しています。
また、動画の合間に静止画を入れたり、マップを入れたり、字幕を入れて分かり易くしています。
動画報告書の作成も何日も掛かる場合が多いですね。
PDF報告書の作成
裁判用などでは報告書をPDFファイルにしてDVDに入れてお渡ししています。
裁判では一部だけ印刷して証拠書類として提出する作戦などもございますので、当社とご相談したパターンや弁護士さんと相談したパターンで行う時に印刷用などに使って下さい。
結構役立ちます。
報告書に追記
写真や動画のDVDの作成が終われば、文書の報告書にそのデータの概要を記載します。
添付ファイルとして、「写真データ：〇〇〇〇枚」「写真データDVD：〇〇分」「動画報告書DVD：〇〇分」などと記載していく形です。
再度報告書の確認
全て作成できましたら再度PC上で確認します。
この作業も数時間掛かります。
印刷する
2度の確認で間違いがなければ報告書を印刷を行います。
PC上で確認していますが、印刷した上でまた確認します。
PC上では間違いが確認できなかったが、印刷すると発見できたりすることがあります。
紙ベースの方が見やすいんでしょうね。
社判・印鑑を押す
全て印刷&確認ができましたら、全てのページに社判を押していきます。
また、報告書を作成した人物の印鑑も押印します。
これでこの報告書の原本はこれだけと言う証明になります。
ファイル閉じ
押印ができましたらファイルに閉じます。
現状1冊のファイルに80ページ。
裁判用の報告書は3冊位になる事が多いですね。
内容によっては5冊6冊と増えていきます。
最後の報告書の確認
報告書が完成したら最後に確認します。
最後は複数で確認して終了です。
修正が必要な点があればそのページをPCで修正して印刷、押印、差し替えをし、お渡しする為に手提げ袋に入れて終了です。
いつも喜んで頂いている報告書です
報告書をお渡しする時が探偵aimiとしては一番楽しみな時です。
自分たちが行った調査の成果を依頼者さんにわかってもらえる時ですし、証拠が手に入った安堵の表情から希望の表情に変わる依頼者さんが見れるので。
調査中は頻繁に依頼者さんに電話やメールなどで連絡を密にしながら行っていますが、やはりちゃんと調査してくれているかはどこか不安があるかと思います。
ちゃんと写真は撮れているのだろうか？など、気がかりな事は報告書を見ないとわかりませんからね。
ですので、報告書をご提出する時は一番のスッキリする時です。
探偵aimiもこれをお渡しする為に調査をしてきたので達成感が最高になる時ですね。
でも、浮気調査は終了しても依頼者さんの本当の戦いはこれからです。
良い報告書であればある程、きっと不安が希望に変わると思います。
報告書は調査が終わってから1週間前後でお渡ししています。
※管理人が確認した後に公開されます。